Protokoll 106, e-postmöte den 22 juni 2017

Protokoll för NORNA-möte nr 106

e-postmöte onsdagen den 22 juni 2017

Deltagare: Rikke Steenholt Olesen (Danmark, ordf.), Väinö Syrjälä (Finland), Gunnstein Akselberg (Norge), Kristin Magnussen (Färöarna), Emilia Aldrin (Sverige). Leila Mattfolk (sekr.) fick del av inläggen i mötet, men deltog inte i diskussionerna.

Ordf. öppnade mötet kl. 10.10. Dagordning och diskussionsunderlag har sänts ut per e-post 1 juni, 14 juni och 19 juni.

1. Beslut om omdirigering av medel avsedda för personnamnstermsdatabasen.

Underlag:

Som framgick vid senaste möte (protokoll 105) är databasen i princip klar, men kommittén behöver hitta en ny lösning för att göra en söksida. NORNA fick 2016 ett bidrag om 20 000 SEK från Ortnamnssällskapet i Uppsala för ändamålet, och kommittén budgeterade därtill 8 000 SEK av egna medel för detsamma. Av dessa medel har 14 000 SEK betalats ut som arbetsstipendium för färdigställande av databasen. 

Vid mötet i Lund beslutades att Emilia Aldrin skulle utreda om man kan färdigställa söksidan på annat sätt. Hon har hittat en ny lösning som skulle kosta mellan 10 000 och 15 000 SEK. 

Beslutsförslag: Kommittén beslutar ge Emilia  fullmakt att gå vidare med arbetet, vilket inbegriper fullmakt att be kassören betala ut den summa (max 14 000 SEK) som krävs för att ge databasen  en söksida. 

Emilia preciserade kostnadsförslaget, 14 000 SEK inkl. moms, och de kunskaper den tillfrågade personen har om databaser och webbplattformen Drupal, men jävade sig från fortsatt diskussion eftersom personen i fråga är en familjemedlem.

Samtliga mötesdeltagare understödde beslutsförslaget. Emilia har därmed fullmakt att gå vidare med arbetet och att be kassören betala ut 14 000 SEK för att låta färdigställa söksidan och göra databasen tillgänglig.

2. Diskussion av val av ny kassör

Underlag:

Kommitténs val av Elin Pihl som kassör var förhastat i och med att valet av Elin till revisor vid senaste kongress inte beaktades. Enligt NORNA:s stadgar ska revisorer väljas i plenum på en kongress. Kommittén bör diskutera alternativen att välja en annan kassör eller att hålla ett per capsulam-möte (per e-post) och välja ny revisor ifall valet av ny kassör blir svårt. 

Förslagen diskuterades och mötet beslutade att kommittén i första hand ska försöka hitta en ny kandidat för kassörsposten enligt följande kriterirer:

1) personen arbetar/bor i Sverige (eller i de andra länderna om ingen svensk kandidat finns och om det är möjligt med hänsyn till att bankkontot finns vid en svensk bank)

2) personen har en fast anställning så att personen kan inneha kassörsposten en längre period

3) personen känner till NORNA:s verksamhet, men behöver inte nödvändigtvis vara aktiv i NORNA-sammanhang

Rikke gavs mandat att hitta en möjlig kandidat (i samråd med relevanta personer) i och eventuellt utanför NORNA:s namnforskarregister. Valet av ny kassör sker på ett kommittémöte.

3. Skanning av NORNA-rapporter och publicering i Diva

Vid tiden för mötet fanns det inget kostnadsförslag för skanning av tidigare NORNA-rapporter att tillgå, så det beslutet sköts fram till nästa möte.

Möjligheten att placera (tidigare och) framtida NORNA-rapporter i det digitala vetenskapliga arkivet Diva (http://www.diva-portal.org) inom det avtal som Institutet för språk och folkminnen har med portalen diskuterades. Ingen av mötesdeltagarna ställde sig negativa till att gå vidare med ett önskemål om att inkludera NORNA:s utgivning i ISOF:s Diva-avtal, så länge NORNA fortsatt står som förlagsutgivare av rapportserien. Sekr. förmedlar detta önskemål till relevanta personer på ISOF.

4. Följande möte

Följande fysiska möte hålls den 10 november i Köpenhamn. Valet av kassör och andra ev. brådskande ärenden beslutas per e-post innan dess.

Mötet avslutades kl. 16.20.

Köpenhamn/Uppsala, den 28 juni 2017

Rikke Steenholt Olesen

ordf.

Leila Mattfolk

sekr.